Informativa Whistleblowing in materia di protezione dei dati personali


In osservanza di quanto previsto ai sensi e per gli effetti dell'art.13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679, Yara Italia S.p.A., nella sua qualità di Titolare del trattamento dati, con la presente informa tutti i soggetti interessati (segnalanti e segnalati) su quali siano le finalità e modalità del trattamento dei dati personali ed eventualmente particolari/sensibili raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento.

  1. Tipologia di dati trattabili

I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata:

  • Comuni Obbligatori: nome, cognome, tipo di rapporto intercorrente con la Società;
  • Comuni Facoltativi: inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo mail.

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima attraverso canali diversi dalla piattaforma

In caso di segnalazioni effettuate verbalmente a mezzo telefonico o in sede di specifico incontro richiesto, i dati personali trattati sono quelli comunicati volontariamente dal segnalante.

Dati personali riferiti al/i segnalato/i e/o ad altre persone coinvolte nella segnalazione

I dati trattabili sono quelli che il segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. In questo caso la Società non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari o relativi a condanne penali e reati.

I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza. La trasmissione dei dati forniti dal segnalante mediante accesso alla piattaforma è gestita con protocollo HTTPS. Sono inoltre applicate tecniche di crittografia end-to-end su tutti i dati in transito e archiviati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse. Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookie persistenti per il tracciamento degli utenti. Vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L’uso dei cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.

  1. Finalità del trattamento

Esecuzione di attività istruttorie e adozione di provvedimenti.

I Vostri dati saranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari.

  1. Base giuridica

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b), il trattamento è necessario all’adempimento di un obbligo di legge (L. n. 179/2017, D.Lgs. n 24/2023 recante Attuazione della direttiva UE 2019/1937).

  1. Periodo di conservazione

I vostri dati sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire alla Società la tutela dei diritti ed interessi propri o di terzi (es.difesa in giudizio).

I dati vengono automaticamente eliminati dalla piattaforma trascorsi 5 anni dalla chiusura della segnalazione.

  1. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati è facoltativo. Resta inteso che un eventuale rifiuto a rispondere al momento della raccolta delle informazioni, o l'eventuale diniego di trattamento dei dati può comportare la nostra oggettiva impossibilità di prendere in considerazione la segnalazione.

  1. Soggetti destinatari o categorie di destinatari dei dati

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno della Società, ne abbiano necessità per il ruolo/mansione svolta in relazione al processo di ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche (ad esempio, il provider della piattaforma IT), che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento. Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti e ANAC).

  1. Trasferimento dati verso un Paese terzo

I suoi dati personali non verranno trasferiti fuori dall’UE.

  1. Diritti degli interessati

l Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere alla Società l’accesso, la rettifica, la cancellazione,la limitazione, l’opposizione e la portabilità; inoltre può proporre reclamo, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali (art. 77del Regolamento UE 2016/679).

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i., (di seguito, Codice Privacy) (in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento), si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte di alcuni interessati coinvolti nella segnalazione (segnalati e/o altre persone coinvolte nella segnalazione), qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

- sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017);

- potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante;

- in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti a Yara Italia S.p.A. rivolgendosi all’indirizzo mail carlotta.graziani@yara.com.

  1. Titolare del trattamento

Ai sensi dell’art.4 del Reg. UE 2016/679, il Titolare del trattamento è Yara Italia S.p.A. con sede legale in Via Benigno Crespi, 57 - 20159 Milano (MI)

MODIFICHE INFORMATIVA

Il titolare si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa sulla privacy, in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento dell’informativa.

Milano, 08/05/2025